AOP là gì? Tại sao các doanh nghiệp lại rất quan tâm đến chỉ số AOP? Và làm thế nào để có thể xây dựng AOP một cách hiệu quả nhất? Đây đều là những thắc mắc mà rất nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Vậy, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để được giải đáp tất cả các thắc mắc ở trên nhé!
AOP là gì?
AOP là từ viết tắt của cụm từ Annual Operating Plan, có nghĩa là bảng kế hoạch hoạt động hằng năm. AOP thường được sử dụng để định hướng các mục tiêu hoạt động, kế hoạch kinh doanh và ước tính ngân sách thu chi trong thời hạn một năm.
Một bảng AOP có khả năng phác họa một cách toàn diện về “bức tranh kinh doanh” của doanh nghiệp. AOP giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như các nhân viên dễ dàng nắm bắt đầy đủ kế hoạch cũng như những nhiệm vụ cần thực hiện.
Từ đó, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể tiến triển theo đúng hướng và nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra.
Ý nghĩa của xây dựng AOP trong kinh doanh
Đối với các doanh nghiệp, xây dựng bảng kế hoạch hoạt động hàng năm
(AOP) đóng vai trò vô cùng quan trọng và tuyệt đối không thể thiếu nếu muốn
duy trì và phát triển công ty một cách tốt nhất. Cụ thể AOP có ý nghĩa như sau:
- Như đã đề cập ở phần đầu bài viết, xây dựng AOP sẽ giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu của mình. Khi đã có mục tiêu cụ thể, rõ ràng thì toàn bộ phòng ban, bộ phận sẽ lấy đó làm mục tiêu và động lực để cố gắng phấn đấu, nỗ lực hết mình để có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mang lại kết quả cao nhất cho doanh nghiệp.
- Việc xây dựng AOP sẽ giúp cho ban lãnh đạo có thể dễ dàng
hơn trong việc đánh giá cũng như quản lý các hoạt động của doanh nghiệp một cách có hệ thống và hiệu quả.
- Bảng kế hoạch hoạt động hàng năm cũng giúp cho doanh nghiệp kiểm soát khối lượng công việc theo đúng tiến độ và đúng như mục tiêu đề ra. Từ đó, có thể đưa ra được những thay đổi kịp thời khi không may gặp vấn đề và sự cố xảy ra trong quá trình hoạt động.
- Xây dựng AOP là một phương pháp giúp cho doanh nghiệp xác định được hướng đi trong những năm tiếp theo.
Tác hại nếu không xây dựng AOP trong kinh doanh
Với những ý nghĩa to lớn mà AOP mang lại cho doanh nghiệp thì nếu thiếu đi hoạt động xây dựng AOP trong kinh doanh sẽ để lại những ảnh hưởng tiêu cực đến sự tồn tại và duy trì của các doanh nghiệp đó. Cụ thế, nếu như thiếu đi bảng hoạt động kế hoạch hàng năm thì doanh nghiệp có thể dễ rơi vào những tình trạng sau:
- Mục tiêu hoạt động trong doanh nghiệp không được xác định rõ ràng
và thiếu đi tính kết nối giữa các phòng ban với nhau. Điều này dẫn đến những hoạt động sẽ bị rời rạc và không mang lại hiệu quả cao.
- Thiếu đi AOP đồng nghĩa với việc thiếu đi những chiến lược cụ thể để thúc đẩy quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Điều đó khiến cho doanh nghiệp dễ đi sai hướng và khó có thể đạt được thành công.
- Nếu không có bảng kế hoạch hoạt động hàng năm thì sẽ không có công việc
cụ thể để phân công chi tiết đến các phòng ban và ban lãnh đạo cũng sẽ khó nắm rõ cũng như quản lý được mọi việc và không thể quy ra được trách nhiệm của từng cá nhân khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra.
- Ban quản lý sẽ không có căn cứ, cơ sở để đánh giá, so sánh cũng như đưa ra được quyết định đúng đắn, kịp thời để cải thiện và nâng cao
hiệu quả công việc và lợi ích kinh doanh của doanh nghiệp mình. Lúc này, những quyết định quản lý như cần tuyển nhân viên hay các hoạt động khác sẽ không được đánh giá chính xác dẫn đến nguồn lực công ty có thể bị thiếu hụt trong việc triển khai các hoạt động.
- Nếu như thiếu đi hoạt động xây dựng AOP thì doanh nghiệp sẽ không
thể nào đưa ra được những giải pháp dự phòng cho hoạt động kinh doanh của mình mỗi khi có tình huống phát sinh hay các sự cố bất ngờ.
7 bước xây dựng AOP trong kinh doanh hiệu quả
Để có thể xây dựng AOP hiệu quả trong kinh doanh, bạn có thể triển khai dựa theo 7 bước dưới đây:
Bước 1: Tập hợp nhân viên
Yếu tố quan trọng đầu tiên để tạo nên thành công cho bảng kế hoạch hoạt động hằng năm chính là có một đội ngũ chuyên biệt để lên kế hoạch.
Việc cho phép nhân viên tham gia vào kế hoạch và chủ động nêu ra ý kiến sẽ giúp cho ban lãnh đạo thu thập đầy đủ các khía cạnh về hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó định hướng và xác định chính xác hơn những mục tiêu phù hợp.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng một người tư vấn trong doanh nghiệp hoặc thuê ngoài để giúp kế hoạch được xây dựng một cách hiệu quả hơn.
Bước 2: Phân tích kế hoạch dựa vào dữ liệu của các năm trước
Bước cần thiết tiếp theo đó là nhìn lại và đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh trong những năm trước đây. Có thể sử dụng các bản báo cáo tài chính, báo cáo về ngân sách,… để giúp định hướng cơ bản cho quá trình xây dựng một bản AOP hiệu quả nhất.
Chưa hết, việc xem lại các hoạt động trước đây còn giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được những giai đoạn cao điểm cần phải tập trung ngân sách, nguồn lực và những hoạt động để có thể xây dựng một AOP toàn diện nhất.
Bước 3: Đặt ra các mục tiêu cụ thể, thực tế
Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể, thực tế và phù hợp là rất quan trọng đối với việc xây dựng kế hoạch, nhất là đối với AOP. Để xây dựng được các mục tiêu hiệu quả, doanh nghiệp cần phải:
- Không nên đặt ra quá nhiều mục tiêu, chỉ cần tối đa 5 mục tiêu chính để mọi phòng ban có thể dễ dàng tập trung.
- Nhìn nhận và đánh giá tình trạng hoạt động hiện tại của mỗi bộ phận của các phòng ban trong doanh nghiệp.
- Xác định những yếu tố không mang lại hiệu quả trong hoạt động.
- Xác định điều gì cần thay đổi và cải tiến để mang lại hiệu quả tốt hơn.
- Đánh giá về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp và đề xuất thay đổi nếu có.
- Xác định những kết quả cụ thể để cải thiện và phát triển hoạt động chung của doanh nghiệp.
Bước 4: Tìm hiểu và đặt KPI
Từ những kết quả cụ thể cần đạt được đã được vạch ra ở bước trên, doanh nghiệp sẽ tiếp tục thiết lập những chỉ số đo lường hiệu quả và mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra của công ty.
Từ đó, tiếp tục phát triển, xây dựng KPI cùng những nhiệm vụ cụ thể mà từng phòng ban và mỗi nhân viên cần phải thực hiện.
KPI sẽ giúp cho toàn bộ quá trình thực hiện được tập trung nhất.
Bước 5: Tạo ngân sách mỗi tháng
Để có thể duy trì khả năng tài chính cũng như hoạt động thu chi trong một năm, doanh nghiệp có thể chia nhỏ ngân sách để có thể dễ dàng quản lý theo từng tháng.
Đồng thời, doanh nghiệp có thể lập ngân sách riêng đối với những trường hợp như tăng giá vốn, những giai đoạn không sinh lợi nhuận hay mua tài sản dài hạn để đảm bảo ngân sách chung không bị bội chi khi gặp những trường hợp này.
Bước 6: Chuẩn bị trước, phòng trường hợp rủi ro xảy ra
Việc dự đoán những rủi ro có thể xảy ra trong kế hoạch hoạt động hằng năm sẽ giúp doanh nghiệp có những giải pháp dự phòng kịp thời để hạn chế tổn thất xuống mức thấp nhất đồng thời góp phần duy trì tiến độ và hiệu quả thực hiện AOP.
Bước 7: Kiểm tra thường xuyên
Thực hiện giám sát và theo dõi tiến độ AOP theo định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thiện của các mục tiêu trong AOP.
Điều này còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm được những tác nhân đang làm cản trở tiến độ nếu có để có thể thực hiện những giải pháp cải thiện phù hợp và kịp thời.
Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Hutbuicongnghiep.com đã giúp các bạn đã hiểu rõ AOP là gì và những bước để xây dựng AOP trong kinh doanh. Chúc doanh nghiệp của các bạn luôn đạt kết quả cao trong công việc.
