Trong mỗi doanh nghiệp sẽ có một mô hình quản lý nhân sự khác nhau nhằm phục vụ cho việc quản lý toàn thể nhân viên. Và mô hình này được gọi tắt là BFD. Để hiểu chi tiết về khái niệm BFD là gì cùng những thông tin liên quan khác, xin mời các bạn cùng theo dõi bài viết sau của Hutbuicongnghiep.com!
BFD là gì?
BFD được viết tắt bởi từ business function diagram trong tiếng anh, có nghĩa là sơ đồ chức năng kinh doanh hay mô hình phân rã chức năng.
Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) thường được sử dụng để thực hiện phân tích chức năng, mô tả sự phân chia các chức năng thành những nhóm chức năng nhỏ hơn trong hệ thống.
Các dạng mô hình phân rã chức năng
Mô hình phân rã chức năng có thể biểu diễn ở hai dạng: dạng chuẩn và dạng công ty. Chọn dạng nào để dùng sẽ phụ thuộc vào chiến lược xử lý dữ liệu của công ty, tầm quan trọng và độ mềm dẻo của hệ thống.
Mô hình dạng chuẩn
Mô hình dạng chuẩn thường được sử dụng để mô tả các chức năng cho một lĩnh vực khảo sát (hay một hệ thống nhỏ).
Mô hình dạng chuẩn là mô hình cây: ở mức cao nhất chỉ gồm một chức năng, gọi là “chức năng đỉnh” hay “chức năng gốc”. Còn chức năng ở mức dưới cùng (thấp nhất) được gọi là “chức năng lá”.
Mô hình dạng công ty
Mô hình dạng công ty được sử dụng để mô tả tổng thể toàn bộ chức năng của một tổ chức có quy mô lớn.
Ở dạng công ty, mô hình gồm ít nhất từ hai mô hình trở lên:
- Một “mô hình gộp” mô tả toàn công ty với các chức năng thuộc mức gộp (từ hai đến ba mức).
- Các mô hình còn lại là “mô hình chi tiết” dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của mô hình gộp. Nó tương ứng với các chức năng mà mỗi bộ phận của tổ chức thực hiện, tức là một miền được khảo sát.
Mục đích của mô hình phân rã chức năng BFD
Mục đích của việc sử dụng sơ đồ mô hình phân rã chức năng là muốn xác định chính xác và cụ thể từng chức năng của hệ thống thông tin doanh nghiệp. Khi phân tích chức năng, người ta thường nghĩ nhiều hơn về việc bộ phận đó làm chức năng gì thay vì cách thức thực hiện chức năng đó như thế nào.
Sơ đồ phân nhóm quản lý đơn hàng
Ví dụ như ở sơ đồ trên, khi phân nhóm quản lý đơn hàng. Việc người ta ra quyết định phân chia nhóm này dựa trên nhiệm vụ của nhóm cần thực hiện là quản lý đơn hàng chứ không phải là xem nhóm này cần thực hiện nhiệm vụ quản lý đơn hàng ra sao.
Sau khi phân tách nhiệm vụ thì người ta mới bắt đầu đưa ra được những phương pháp và cách thức thực hiện của từng bộ phận. Cách thức này có thể thay đổi trong quá trình hoạt động để phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp cũng như sự thay đổi của thị trường. Còn chức năng của mỗi bộ phận dường như không thay đổi hoặc khó có thể thay đổi.
Nguyên tắc xây dựng mô hình phân rã các chức năng BFD
Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống dưới (topdown), chúng ta thường nhận được thông tin về các chức năng từ mức gộp (do lãnh đạo cung cấp) đến mức chi tiết (do bộ phận chức năng cung cấp).
Cách phân chia này thường theo nguyên tắc như sau:
- Nguyên tắc thực chất: Mỗi chức năng đã được phân rã là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó.
- Nguyên tắc đầy đủ: Việc thực hiện tất cả các chức năng mức dưới trực tiếp cần đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.
Các bước xây dựng mô hình phân rã chức năng BFD
Bước 1: Xác định chức năng
Trong hầu hết các mô hình, các chức năng cha và chức năng con trong hệ thống có thể xác định trên cơ sở thông tin nhận được trong khảo sát.
Ở mức cao nhất, chức năng chính sẽ thực hiện một trong ba điều sau:
- Cung cấp sản phẩm (Ví dụ: Phát hàng)
- Cung cấp dịch vụ (Ví dụ: Đặt hàng)
- Quản lý tài nguyên (Ví dụ: Quản lý nhân sự, bảo trì kho,…)
Bước 2: Phân rã các chức năng
Khi phân rã các chức năng phân rã có thứ bậc và thực hiện việc phân rã chức năng theo các nguyên tắc phân rã. Khi phân rã một chức năng thành những chức năng con có thể căn cứ vào một số tiêu chí sau:
- Xác định nhu cầu, kế hoạch mua sắm.
- Mua sắm và/hoặc cài đặt.
- Bảo trì và hỗ trợ
- Thanh lý hoặc chuyển nhượng
Ví dụ Chức năng đặt hàng:
- Gợi ý về kế hoạch mua sắm: Lựa chọn nhà cung cấp
- Gợi ý về mua sắm: Làm đơn hàng
- Gợi ý về hỗ trợ: Cập nhật kết quả cần thực hiện đơn hàng.
Việc bố trí và sắp xếp các chức năng cần phải thực hiện theo nguyên tắc sau:
- Không nên quá 6 mức đối với hệ thống lớn và không quá 3 mức đối với hệ thống nhỏ.
- Sắp xếp công việc trên một mức cùng một hàng đảm bảo cân đối.
- Các chức năng con của cùng một mẹ nên có kích thước, độ phức tạp và tầm quan trọng như nhau.
- Những chức năng mức thấp nhất nên mô tả được trong không quá nửa trang giấy, nó chỉ có một nhiệm vụ hay một nhóm nhiệm vụ nhỏ do từng cá nhân thực hiện.
Mô hình phân rã chức năng cho chúng ta một cái nhìn chủ quan về hệ thống nên cần tạo ra một mô hình tốt và đạt được sự thống nhất với người sử dụng.
Bước 3: Mô tả chi tiết chức năng mức lá (mức thấp nhất)
Đối với mỗi chức năng lá trong mô hình cần mô tả trình tự và cách thức tiến hành nó bằng lời hoặc có thể sử dụng những hình thức khác. Phần mô tả thường bao gồm các nội dung sau:
- Tên chức năng
- Các sự kiện kích hoạt (Khi nào? Cái gì dẫn đến? Điều kiện ra sao?)
- Quy trình thực hiện
- Yêu cầu giao diện cần thực hiện (nếu có)
- Dữ liệu vào (các hồ sơ được sử dụng ban đầu)
- Công thức hoặc thuật toán tính toán sử dụng (nếu có)
- Dữ liệu ra (báo cáo hoặc kiểm tra cần đưa ra)
- Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ
Ví dụ: Mô tả chức năng lá “kiểm tra khách hàng”:
Người ta thường mở sổ khách hàng để kiểm tra xem có khách hàng nào như trong đơn hàng không? (họ tên, địa chỉ,…). Nếu không có thì đó là khách hàng mới. Ngược lại, nếu là khách hàng cũ thì cần tìm tên khách hàng trong sổ nợ và xem khách có nợ không và khoản nợ bao nhiêu, có quá số nợ cho phép không và thời gian nợ đã quá thời hạn hợp đồng hay chưa.
Trên đây là những giải đáp chi tiết về BFD là gì? Cảm ơn bạn đọc đã quan tâm đến bài viết của Hutbuicongnghiep.com! Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo!
